育才学习网1. 外贸电函的格式
写信人（买方）的姓名：Blair Bush；写信人的职务：进口部经理；写信人所在的公司及地址：The Electronics Trading Company, 620 Planet Road, Manchester, the U.K.收信人（卖方）的姓名：刘大山；收信人的职务：出口部经理；收信人所在的公司及地址：International Electronics Co., Ltd.,101 Fortune Street, Ningbo, China 写信日期：2011年5月5日主要内容：1）感谢卖方5月3日传真所报中华牌DVD机的实盘；2）认为所报价格及条件均令人满意，故寄上PA-808号购货确认书一式二份，要求卖方签退一份；3）告卖方，不久将通过Westminster National Bank, Manchester分行开立以卖方为受益人的45天期信用证，金额为25,000欧元（euros），汇票须随附全套运输单据，包括提单，商业发票，保险单及中国产地证；4）装运完毕要求用传真或电子邮件告买方。
2. 外贸电函的格式
1. 写信人（买方）的姓名：Blair Bush；写信人的职务：进口部经理；写信人所在的公司及地址：The Electronics Trading Company, 620 Planet Road, Manchester, the U.K.
2. 收信人（卖方）的姓名：刘大山；收信人的职务：出口部经理；收信人所在的公司及地址：International Electronics Co., Ltd.,101 Fortune Street, Ningbo, China
3. 写信日期：2011年5月5日
4. 主要内容：
1）感谢卖方5月3日传真所报中华牌DVD机的实盘；
2）认为所报价格及条件均令人满意，故寄上PA-808号购货确认书一式二份，要求卖方签退一份；
3）告卖方，不久将通过Westminster National Bank, Manchester分行开立以卖方为受益人的45天期信用证，金额为25,000欧元（euros），汇票须随附全套运输单据，包括提单，商业发票，保险单及中国产地证；
4）装运完毕要求用传真或电子邮件告买方。
3. 外贸电函的格式
电子信函在文法上的10项注意
给各位一点提示
1.切忌主客不分或模糊。例子： Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.” 应改为 Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We决定呀， 不是report.)
2.句子不要凌碎。例子： He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 应该连在一起.
3.结构对称，令人容易理解。例子： The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为： The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract.
4.单众数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。例如： An authorized person must show that they have security clearance.
5.动词主词要呼应。想想这两个分别： 1.This is one of the public-relations functions that is underbudgeted. 2. This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted.
6.时态和语气不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。
7.标点要准确。例如： He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 改为： He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.
8.选词正确。像affect和effect,operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。
9.拼字正确。有电脑拼字检查功能后，就更加不能偷懒。
10.大小写要注意.非必要不要整个字都是大写，除非要骂人。例如： MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。
4. 如何撰写外贸商务电函
撰写商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。
所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。
口语化 每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。
然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。
其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。
想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。
语气语调 由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。
这完全可以通过信函中的语气语调来表现。 *真诚 不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。
不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。
*直接 跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。
如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。
*礼貌 我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。
如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。 特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。
如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。 还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。
任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。
所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。 *简洁 就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。
用常见的 单词 ，避免生僻或者拼写复杂的 单词 。一个 单词 可以表达，就不要用词组。
多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”,“but”,“however”,“consequently”这些让句子变得冗长的连词。
在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。
因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。 *精确 当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。
这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。 针对性 请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。
这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。
语言朴实 前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。
所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。
回复迅速及时 给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。
5. 给个写信的格式和常用句子
你的信是写给谁的？是朋友间的通信？是正式的商务信函？基本的英文书信格式应包括四大部分：日期，称呼，正文，和落款（包括敬语）1、朋友间的以及比较非正式的场合October,16,2013（右起顶格）Dear Jack（左起顶格）I'm glad to receive your letter。
（正文，开头空四格）Yours Sincerely,Rose （右下，包括敬语和落款）2、正式的书信信内应包含收信人地址、日期、称呼、正文、落款等.其实官方的书信更多应该参考第3点，越全面越表示你对他们的重视.001th,Happy Road,9th District250013,London,U.K（地址同样顶格写，从小写到大）（以下同1）October,16,2013（右起顶格）Dear Jack（左起顶格）I'm glad to receive your letter。（正文，开头空四格）Yours Sincerely,Rose 3、更为严格的商务英语电函，是英文商务信函的必备（信头是寄信人地址、公司信息，收信人地址，经由转交，参考号，日期，称呼，主题，正文，敬语，落款，签名，附注，附件等等）。
6. 国际商务师业务外语就重量不足索赔的电函怎么写
20 May 2000 Kee & Co。
, Ltd 34 Regent Street London, UK Dear Sirs: We refer to sales contract no。564 covering the purchase of 200 metric tons of white cement。
We telexed you on 17 May informing you that the consignment arrived on 20 April。 On inspection, we found that 180 bags had burst and that the contents, estimated at 9000 kg, had been irretrievably lost。
We proceeded to have a survey report made。 The report has now confirmed our initial findings。
The report indicates that the loss was due to the use of substandard bags for which you, the suppliers, are responsible。 On the strength of the survey report, we hereby register our claim against you as follows: Short delivered quantity GB￡180 Survey charges GB￡50 Total claimed GB￡230 We enclose survey report no。
TS6478 and look forward to early settlement of the claim。 Yours faithfully, Tony Smith Chief Buyer --先生： 第546号销售合约的200公吨白水泥，已于四月二十日运抵本公司，并已于五月十七日传真告知有关事宜。
检查货物时，发现有180袋破损，估计损失9000公斤白水泥。其后安排进行检验，有关报告与估计的损失相符。
该报告指出是次损失是由于包装袋不合标准引致，故应由贵公司负责该等损失。 现按照报告结果向贵公司索偿： 损失白水泥 180英镑 检验费 50英镑 合计 230英镑 随函附上第TS6478号检验报告，烦请早日解决赔偿事宜。
采购部主任 托尼。斯密思谨上 2000年5月20日。
7. 外贸商务电函写作
The Electronics Trading Company 620 Planet Road, Manchester, the U.K. Liu Dashan Imp & Exp Dept. Manager International Electronics Co., Ltd. 101 Fortune Street, Ningbo, China May 5th, 2011 Dear Mr. Liu, Thank you for the fax quoting the confirmed order of Zhonghua DVD on May 3rd, 2011. I'm writing to you that we accept the price you've quoted and are pleased with the conditions you've offered. We enclose the Purchase Confirmation in duplicate, and please send one back after signing. We will issue a 45 days L/C in your favor for the amount of EUR 25,000, Transport Doxuments attached with the draft should include B/L, Commercial Invoice, Insurance Policy, and Certificate of Origin in China. Please inform us after shipment by fax or email. Looking forward to your early reply. Best regards. Blair Bush The Electronics Trading Company 620 Planet Road, Manchester, the U.K。